Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten Stornieren, Bezahlen, Mahnungen, Mahnstufe,Rechnungssoftware, Rechnun

Online-Hilfe zur E-Rechnungssoftware SuperInvoice

Rechnungssoftware und Rechnungsprogramm zur Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Wählen Sie links in der Leiste "Liste", es werden alle Dokumente vom Typ Rechnung dargestellt.

Auflistung und Filterung der Dokumente

Wechseln Sie zwischen den Dokumenten, in dem Sie oben links über der Auflistung Gutschriften oder Angebote wählen.
Zum Wechsel des Datumsbereichs zur Anzeige der Dokumente wählen Sie ein anderes Start und End-Datum.
Zur Filterung der Anzeige, z.B. vom Typ offene Rechnungen, wählen Sie unter Status den gewünschten Status.

Suchen

Sie können in der Liste suchen lassen, es kann einfach mit einem Suchwort in den Inhalten der Liste gesucht werden, die Ergebnisse werden in der Liste direkt dargestellt. Zur Ausführung der Suche geben Sie das Suchwort ein und betätigen Sie Eingabetaste, die Suche wird durchgeführt und die Ergebnisse dargestellt. Um alle Listeneinträge wieder anzeigen zu lassen, leeren Sie das Feld Suche und betätigen Sie die Eingabetaste.

Schaltflächen

Neu

Sie können eine neue Rechnung, Gutschrift oder Angebot erstellen.

Ändern

Ermöglicht das Ändern einer Rechnung, Gutschrift oder Angebots. Als "offen" gebuchte Rechnungen und Gutschriften können Sie nicht mehr ändern, nur die internen Kommentare können noch geändert werden.

Löschen

Sie können Dokumente löschen. Angebote können immer gelöscht werden, Rechnungen und Gutschriften nur, wenn diese mit Status Entwurf gespeichert sind.

Status ändern

Es wird ein Menü dargestellt, die Eintrage des Menüs variieren je nach Dokumentart und Status des Dokuments.

Angebot in Rechnung umwandeln	Wurde ein Angebot erstellt, dann können Sie es direkt in eine Rechnung umwandeln lassen. Das Angebot wird in der neuen Rechnung unter "Dokumente zum Geschäftsvorfall, nicht für den Kunden sichtbar" dauerhaft gespeichert.
Dokumentenstatus auf bezahlt setzen	Setzt den Status der Rechnung oder Gutschrift auf bezahlt. Sie müssen ein Bezahldatum und den Betrag eingeben. Nur durch Eingabe des vollständigen Betrags, gilt die Rechnung als bezahlt. Wird zu wenig gezahlt, Unterzahlung, erhalten Sie eine Meldung und die Rechnung bleibt offen. Überzahlung, wird zu viel gezahlt, dann ist dies eine Überzahlung. Die Rechnung/Gutschrift wird als bezahlt markiert. Bei Rechnungen sollte eine Gutschrift, mit Verweis auf Rechnung <rechnungsnummer> vom <datum> im Feld BT-25/BT-26, über den Überzahlbetrag erstellt werden.
Rückerstattung / Gutschrift	Eine bezahlte Rechnung kann durch eine Gutschrift rückerstattet und damit storniert werden. Im BT-25/BT-26 wird die Rechnungsnummer und Rechnungsdatum automatisch übernommen.
Dokument stornieren/auf Entwurf zurücksetzen	Gutschriften können storniert bzw. auf Entwurf zurückgesetzt werden. Es sollten nur Gutschriften storniert werden, wenn diese noch nicht an dem Empfänger versendet oder gar ausgezahlt wurden.
Mahnstufe erhöhen	Erhöht die Mahnstufe für eine offenen Rechnung. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung, und bei einer späteren Mahnstufe, das Datum in der Spalte "Letzte Fälligkeit" überschritten wurde. Sie selbst wählen die Mahnstufe und können danach sofort eine Mahnung per E-Mail mit der Rechnung im Anhang versenden. Möchten Sie die Mahnstufe nicht erhöhen, damit dem Kunden mehr Zeit geben, dann können Sie diese auch belassen und trotzdem eine E-Mail mit der Mahnung in der aktuellen Mahnstufe versenden lassen.

Dokument...

Es wird ein Menü dargestellt, die Eintrage des Menüs variieren je nach Dokumentart und Status des Dokuments.

Als HTML-Datei anzeigen	Stellt das Dokument im HTML-Format dar. Sie können dieses anschauen und drucken.
Als PDF-Datei speichern	Erstellt die PDF-Datei und speichert das Dokument als einfache PDF-Datei.
Als PDF-Datei speichern (ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931)	Erstellt die PDF-Datei und XML-Daten im ZUGFeRD EN16931 Format und speichert das Dokument als PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Nur für als "offen" gebuchte Dokumente steht diese Option zur Verfügung.
Nur XML-Daten speichern (ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931)	Erstellt die XML-Daten im Format ZUGFeRD/E-Rechnung EN16931, falls diese nicht bereits archiviert vorliegen, und speichert diese als XML-Datei. Nur für als "offen" gebuchte Dokumente steht diese Option zur Verfügung.
Als PDF-Datei speichern (XRechnung 3.0)	Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn im Kundendatensatz Feld "Leitweg-Id oder Käuferreferenz (BT-10)" ein Wert angegeben wurde. Normalerweise wird XRechnung nur von öffentlichen Behörden verwendet. Erstellt die PDF-Datei und XML-Daten im XRechnung 3.0 Format und speichert das Dokument als PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Nur für als "offen" gebuchte Dokumente steht diese Option zur Verfügung. X-Rechnung wird von Behörden (BUND) gefordert, normalerweise nicht von Unternehmen der Privatwirtschaft.
Nur XML-Datei speichern (XRechnung 3.0)	Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn im Kundendatensatz Feld "Leitweg-Id oder Käuferreferenz (BT-10)" ein Wert angegeben wurde. Normalerweise wird XRechnung nur von öffentlichen Behörden verwendet. Erstellt die XML-Daten im Format XRechnung 3.0, falls diese nicht bereits archiviert vorliegen, und speichert diese als XML-Datei. Nur für als "offen" gebuchte Dokumente steht diese Option zur Verfügung. X-Rechnung wird von Behörden (BUND) gefordert, normalerweise nicht von Unternehmen der Privatwirtschaft.
Lieferschein als HTML anzeigen	Erstellt einen Lieferschein, Rechnung ohne Beträge, und stellt diesen als HTML-Version dar.
Lieferschein als PDF-Datei	Erstellt einen Lieferschein als PDF-Datei.
Auftragsbestätigung für Angebot erstellen	Nur für Angebote: Es kann eine Auftragsbestätigung für ein Angebot erstellt und als PDF gespeichert oder sofort per E-Mail versendet werden. Beim erstmaligen Aufruf der Auftragsbestätigung können Sie den Text vor/nach den Positionen ändern, klicken dazu auf das Stift-Symbol. Sobald Sie auf Speichern/Drucken oder per E-Mail versenden klicken, wird die Auftragsbestätigung im Auftrag automatisch unter "Dokumente zum Geschäftsvorfall, nicht für den Kunden sichtbar" gespeichert. Rufen Sie erneut "Auftragsbestätigung für Angebot erstellen" auf, dann wird die gespeicherte unveränderliche Variante dargestellt. Sie erfüllen damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) oder neuer GoBD für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" zur Speicherung der Dokumente zum Geschäftsvorfall.

E-Mail...

Rechnungen und Gutschriften, die sich nicht im Entwurfsmodus befinden, können direkt an den Kunden per E-Mail gesendet werden. Angebote können immer per E-Mail versendet werden. Auftragsbestätigungen zu Angeboten können Sie versenden, in dem Sie unter Menü Dokumente "Auftragsbestätigung für Angebot erstellen" in der angezeigten Auftragsbestätigung auf "E-Mail" klicken.

Absender-/Empfänger-E-Mail-Adresse

Unter Menü Firma - E-Mail-Versand legen Sie die Absender-E-Mail-Adresse und die Versandvariante fest. Die Empfänger-E-Mail-Adresse wird aus dem, im Dokument gespeicherten, Kundendatensatz übernommen.

Cc/BCc-Empfänger der E-Mail

Optional können Sie einen oder mehrere sichtbare Kopien-Empfänger (Cc) oder unsichtbare Kopien-Empfänger (BCc) mit Komma getrennt angeben. Es sind nur reine E-Mail-Adressen erlaubt, keine Namen.
Nur SMTP-Versand: Wird eine der E-Mail-Adressen der Kopien-Empfänger vom E-Mail-Server abgelehnt, wird die komplette E-Mail nicht an den Empfänger (An:) versendet, Sie müssen die E-Mail-Adressen korrigieren und nochmals die E-Mail versenden.

Anhänge der E-Mail

Es können verschiedene Typen Anhänge per E-Mail gesendet werden, Sie entscheiden selbst, welche Anhänge Sie versenden. Der Anhang vom Typ "Reine PDF-Datei" ist dabei keine gültige E-Rechnung.

Inhalt der E-Mail

Es sind Texte für viele E-Mails bereits vorgegeben, Sie können den Text beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen und Platzhalter einfügen. Setzen Sie das Häkchen zur Speicherung als Vorlage, Ihr geänderter Text wird in Zukunft für den jeweiligen Dokumenttyp und Dokumentstatus verwendet.
Hinweis: Die Vorlage wird nur verwendet, wenn es sich um genau diesen Dokumenttyp, z.B. Rechnung, und dem Dokumentenstatus, z.B. offen, handelt. Für andere Dokumenttypen oder Dokumentstatus gibt es andere Vorlagetexte bzw. diese müssen Sie zuerst anlegen.

Exportieren

Exportiert die angezeigte Liste komplett als CSV-Datei, Textcodierung UTF-8, ebenfalls enthalten sind die archivierten XML-Daten der E-Rechnung, falls eine E-Rechnung jemals erstellt wurde.

Letztes Update des Artikels: Mon, 9 Mar 2026 11:39:18 +0100

Anleitung zuletzt geupdated: Wed, 18 Mar 2026 16:55:03 +0100

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