Ein E-Rechnungs-Postfach können Sie mit der Software LANMailServer realisieren, die Software kann E-Mails mit E-Rechnungen von anderen E-Mails, auch Spam-E-Mails, aussortieren.

Eine elektronische Rechnung...

ist ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Daten-Format der europäischen Normenreihe EN 16931. Es ermöglicht die automatisierte elektronische Datenverarbeitung ohne Eingriff durch einen Anwender. Die Formate, u.a. PDF, JPEG, TIF..., dienen der bildhaften Darstellung einer Rechnung, sind jedoch für eine elektronische Weiterverarbeitung völlig ungeeignet.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und  entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Diese Formatanforderungen werden vom ZUGFeRD- und  XRechnung-Format erfüllt.  Das hybride ZUGFeRD-Format besteht aus einer lesbaren PDF-Datei und als Anhang eingebettet eine XML-Datei (PDF/A-Standard).  Das Format X-Rechnung wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern (BUND) gefordert, die Angabe der Leitweg-Id ist dabei verpflichtend, diese erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber.

Verpflichtung zur Erstellung von elektronischen Rechnungen

Nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen innländischen Unternehmern (B2B) müssen verpflichtend eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für Umsätze mit Endverbrauchern (B2C) oder grenzüberschreitende B2B-Umsätze gibt es keine E-Rechnungs-Pflicht.

Kleinunternehmer...

die Umsätze sind nach den neuen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 umsatzsteuerbefreit (ohne Vorsteuerabzugsfähigkeit), damit müssen keine elektronischen Rechnungen ausgestellt werden. Es können weiterhin Rechnungen im Papierformat oder als PDF-Datei versendet werden.
Es besteht für den Kleinunternehmer aber weiterhin die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs)...

ab 01. Januar 2025 ist die E-Rechnung für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze verpflichtend, es müssen E-Rechnungen empfangen und versendet werden.

Bis Ende 2026...

dürfen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen, z.B. PDF-Dateien, versendet werden. Dies muss jedoch vorab mit dem Rechnungsempfänger vereinbart werden.  

Ab 2028...

müssen alle Anforderungen an die E-Rechnung (konform zu EN 16931) von allen Unternehmen im inländischen B2B-Handel eingehalten werden, es sind nur noch E-Rechnungen erlaubt. Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) müssen weiterhin Papierrechnungen/PDF-Rechnungen verwendet werden, da dieser im Normalfall die XML-Daten nicht lesen/visualisieren können.

Ausnahmen von E-Rechnungspflicht

Kleinstbetragsrechnungen unter 250 EUR und Fahrscheine können weiterhin im Papierformat oder als PDF-Datei übermittelt werden.

Die Hinweise auf dieser Seite erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, es kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden. Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder Unternehmensberater, um eine ausführliche und rechtssichere Beratung zu erhalten.

Starten Sie direkt das heruntergeladene Programm setup_*, um die Installation durchführen zu lassen.

Hinweis: Bei der Software sind sehr viele Dateien zur Erstellung der E-Rechnungen notwendig, daher wird die Installation etwas Zeit benötigen.

Hinweise zur korrekten Version des Rechnungsprogramms

SuperInvoice kann unter allen Windows-Betriebssystemen ab Windows 10, Windows 11 und neuer oder Windows 10 IoT Enterprise LTSC x32 2019, Windows 10 IoT Enterprise LTSC x64 2019, Windows 10 IoT Enterprise 21h1 x64, Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022 eingesetzt werden.
Weitere Informationen zu Hybrid-Anwendungen mit WebView2.
Ältere Windows-Versionen werden nicht unterstützt.

Die 32bit Version kann unter Windows 32bit und 64bit verwendet werden. Die 64bit Variante nur unter 64bit Windows-Versionen.

Verwenden Sie die 32bit Variante wenn E-Rechnungen über Microsoft Outlook 32bit versendet werden sollen. Die 64bit Variante müssen Sie verwenden, wenn Sie Microsoft Outlook in der 64bit Variante verwenden. Outlook (New) bietet keine Automatisierungsschnittstelle, lassen Sie die E-Mails mit den Rechnungen/Gutschriften per SMTP-Server versenden.

SuperInvoice mehrere Mandanten

Klicken Sie auf  um das SuperInvoice-Menü aufzurufen. Über das Menü können Sie eine neue Datenbank erstellen oder andere Datenbanken öffnen. Jede Datenbank ist ein getrennter Mandant mit getrennten Einstellungen. Es ist damit möglich eine Datenbank für die eigene Firma und eine weitere für einen Verein anzulegen.

‼️Hinweis: Fertigen Sie regelmäßig Backups der Datenbank(en) auf externen Datenträger durch, in der Datenbank sind alle Kunden, Artikel, Dokumente, Rechnungen, Gutschriften und Angebote dauerhaft gespeichert und damit archiviert. Lassen Sie SuperInvoice niemals direkt Datenbanken auf Cloud-Laufwerken oder Wechseldatenträgern speichern, dies kann zu einem dauerhaften Datenverlust oder komplette Zerstörung der Datenbank führen.
Datensicherung und Datenwiederherstellung der Dokumentendatenbank

SuperInvoice auf mehreren Rechnern mit der gleichen Datenbank

Sie müssen die komplette Datenbank auf den anderen Rechner kopieren und dort mit SuperInvoice erneut wieder öffnen. Es ist nicht möglich die SuperInvoice-Datenbank mit einer anderen SuperInvoice-Datenbank zu sychronisieren.
🔥Verwenden Sie auf keinen Fall Cloudlaufwerke/Netzwerklaufwerke, um direkt auf die Datenbank mit mehreren Rechnern zuzugreifen, das kann zu einer unwiderruflichen Zerstörung der Datenbank führen.

"Meine Firma"

Nach dem ersten Start der E-Rechnungssoftware sollten Sie zuerst alle Angaben unter "Meine Firma", Firma, Ansprechpartner und Bankverbindung korrekt ausfüllen. Die Angabe zum Steuerbevollmächtigten sollten Sie nur ausfüllen, falls das ein Kunde erfordert.

Für den Versand der Dokumente per E-Mail muss die Absender-E-Mail-Adresse und die Versandvariante gewählt werden. Beim Versand über Outlook wird nur die Outlook Desktop Anwendung unterstützt, nicht die neue Outlook-Variante Outlook (new).

‼️Hinweis: SuperInvoice kann nur steuerlich korrekte Rechnungen oder Gutschriften erstellen, wenn Sie alle Angaben korrekt ausgefüllt haben.

Meine Firma, ordnungsgemäße Rechnungen

Kunden anlegen

Sie können manuell die Kunden anlegen oder aus einer CSV-Datei importieren lassen, klicken Sie dazu links auf "Kunden". Die Angaben zum Kunden muss alle steuerliche relevanten Daten enthalten. Während er Erstellung einer Rechnung können Sie ebenfalls bei Bedarf den Kunden neu anlegen, dies muss nicht vorab geschehen.

Kunden im Rechnungsprogramm erstellen oder importieren

Artikel anlegen

Artikel können manuell vorab angelegt oder aus CSV-Datei importiert werden, klicken Sie dazu links auf "Artikel".

Hinweis: Alle Artikelpreise müssen als Nettopreise angelegt werden, wählen Sie dazu den Umsatzsteuersatz.

Bei Erstellung der Rechnung können Sie neue Artikel ebenfalls direkt anlegen.

Artikel und Produkte in der Rechnungssoftware für E-Rechnungen anlegen, ändern und löschen

Erste Rechnung anlegen

• Klicken Sie links auf "Neu".
• Wählen Sie als Dokumenttyp "Rechnung" / "Handelsrechnung".
• Wählen Sie das Ausstellungsdatum, das heutige Datum ist vorgewählt.
• Die Währung EURO wird vorgegebenen, Sie können ebenfalls eine andere Währung wählen.
• Geben Sie mindestens 3 Zeichen zur Suche des Kunden ein, existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf "Neuer Kunde" und legen Sie den Kunden mit allen relevanten Daten an.
• Klicken Sie auf "Übernehmen", um für den gewählten Kunden die Rechnung zu erstellen.

Die Rechnung wird im Entwurfs-Modus gespeichert, dass heißt Sie können diese verändern und löschen.

Prüfen Sie das Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, füllen Sie Angaben zur Bestellnummer oder Auftragsnummer aus, falls dies relevant ist.

Die Angabe des Lieferdatums oder Lieferzeitraums ist in Deutschland eine Pflichtangabe, diese muss immer korrekt angegeben werden.

Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu. Im Feld Bezeichnung geben Sie mindestens 3 Zeichen für den Artikelnamen ein, um diesen zu suchen und auszuwählen. Existiert der Artikel nicht, dann können Sie diesen sofort anlegen und anschließend als neue Rechnungsposition direkt übernehmen.

Klicken Sie oben/unten auf der Seite auf "Speichern", um die Rechnung als Entwurf zu speichern.

Klicken Sie oben/unten auf der Seite auf 'Als "offen" buchen', die Rechnung gilt damit als fertig buchbar und kann nicht mehr verändert oder gelöscht werden.  Nur wenn Sie Rechnungen oder Gutschriften unveränderlich als offen buchen, kann eine E-Rechnung/E-Gutschrift im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellt werden.

Neue Rechnung, Gutschrift oder Angebot erstellen

Liste der Dokumente

Sie finden alle Dokumente (Rechnung, Gutschriften und Angebote) unter dem Punkt "Liste".

Wählen Sie ein Dokument klicken Sie über der Liste auf "Dokument", um das fertige Dokument als HTML-Vorschau oder PDF-Datei anzuschauen.
Wurde die Rechnung oder Gutschrift als offen gebucht, dann finden Sie unter Dokument ebenfalls die Möglichkeit das Dokument als E-Rechnung/E-Gutschrift im ZUGFeRD- und XRechnung-Format als reine XML-Datei oder als PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang speichern zu lassen.
Als offenen gebuchte Rechnungen und Gutschriften können Sie direkt an den Kunden per E-Mail versenden, klicken Sie dazu auf "E-Mail", um eine personalisierte E-Mail mit der Rechnung im reinen PDF-Format, im E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) PDF mit XML im Anhang oder die reine XML-Datei zu versenden. 

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Selbst erstellte oder eingehende E-Rechnung visualisieren

Klicken Sie links unten auf "Tools" und wählen Sie "E-Rechnung (PDF/XML) visualisieren", im sich öffnenden Datei-Öffnen-Dialog wählen Sie die XML-Datei oder PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang, um diese als lesbare Rechnung darstellen zu lassen.

Selbst erstellte oder eingehende E-Rechnung validieren

Klicken Sie links unten auf "Tools" und wählen Sie "KoSIT Validator, E-Rechnung (PDF/XML) validieren", im sich öffnenden Datei-Öffnen-Dialog wählen Sie die XML-Datei oder PDF-Datei mit XML-Datei im Anhang, um diese validieren zu lassen.
Hinweis: Zur Validierung ist JAVA notwendig, es wird eine Fehlermeldung und die Aufforderung zur Installation von JAVA angezeigt, falls JAVA nicht installiert ist.

Firma

Angaben, die fett markiert sind, müssen ausgefüllt, andere Angaben sind optional. Für ordnungsgemäße Rechnungen müssen die Anschrift zum eigenen Unternehmen und Steuernummer oder Umsatzsteuer-Nummer unbedingt angegebenen werden.

Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder Unternehmensberater, um eine ausführliche und rechtssichere Beratung zu den Angaben auf Rechnungen und Gutschriften zu erhalten.

Bankverbindung

Geben Sie die Bankverbindung ein, SuperInvoice unterstützt derzeit als Vorgabeeinstellung nur die SEPA-Überweisung auf das eigene Konto.
Es kann ein Zusatztext im Feld "Kommentare zur Bankverbindung (nur Papier)" angegeben werden, dieser wird in der HTML-Rechnung/PDF-Rechnung unter der Bankverbindung dargestellt. Dieser Zusatz-Text wird nicht in die E-Rechnung (ZUGFeRD/X-Rechnung) übernommen.

Steuerbevollmächtigter

Diese Angaben sind optional, sollte Ihr Kunde die Angaben für die E-Rechnung benötigen, dann können Sie diese hier vorab eingeben.

Nummerierung

SuperInvoice unterstützt die automatische eindeutige Nummerierung von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften. Es dürfen keine Lücken entstehen, bei einer Steuerprüfung müssen Sie jedes einzelne Dokument den Verbleib nachweisen können. Geben Sie an mit welcher Zahl die jeweilige Dokumentart beginnen soll.
Zur Formatierung der Nummer des Dokuments geben Sie einen Text gefolgt von [Number] (Nummer auf deutsch) an, optional können Sie Platzhalter für Jahr oder Monat einfügen. Z.B. Angabe Rechnung_[Year]_[Number] würde bei Start der Nummerierung mit 1 eine Rechnungsnummer "Rechnung_2025_1" für die erste Rechnung ergeben. 

Optional: PDF-Dateien mit einer digitalen Signatur versehen
Alle Angebote, Rechnungen und Gutschriften können als PDF-Datei versendet und vorher mit einer digitalen Signatur versehen werden. Sie benötigen dafür ein eigenes Zertifikat, dieses können Sie kostenpflichtig bei einem Zertifikate-Anbieter im Internet erwerben.

Steuersätze

Die Steuersätze sind vorgegeben und sollte normalerweise nicht verändert werden, außer die Steuern werden erhöht oder neue Steuersätze für bestimme Produkte und Dienstleistungen eingeführt.

Die Codes und eine Erklärung finden Sie im Internet UNTDID 5305

Sollten Sie viele Artikel, Z.B. zum Umsatzsteuersatz von 7% anbieten, dann können Sie per Drag'Drop (Ziehen und ablegen) den Eintrag an die erste Position verschieben, Das vereinfacht das Anlegen von Artikeln.

Mengenangaben

Es gibt eine Vielzahl von Mengenangaben, eine kleine Auswahl ist bereits angelegt. Sie können selbst fehlende Angaben hinzufügen, diese müssen Sie aus der Liste Codes for Units of Measure Used in International Trade (UN/ECE Recommendation N°20) entnehmen.

Per Drag'n Drop (Ziehen und ablegen) können Sie selbst die Mengenangaben in der Reihenfolge verändern, es ist damit einfacher neuer Artikel hinzuzufügen.

Mahnwesen

Es sind 7 Mahnstufen vorgegeben, um ein Mahnstufe nicht zu verwenden, entfernen Sie das Häkchen. In der Spalte nächste Mahnstufe nach X Tagen an, geben Sie die Anzahl Tage an, nach denen Sie die Mahnstufe erhöhen und eine E-Mail mit dem Mahnung versenden können. Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten 
Für jede Mahnstufe können Sie eine Mahngebühr angeben, diese wird dem säumigen Kunden per E-Mail mitgeteilt.

HTML-Dokumentenvorlage für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine

SuperInvoice verwendet als Vorlage für alle Dokumente eine Vorlage im HTML-Format, A4-Formatierung, Briefnorm DIN-5008, damit wird auch ein Versand per Briefpost unterstützt.  

Die Vorlage kann beliebig selbst verändert werden, wenn Sie über die entsprechenden HTML- und CSS-Kenntnisse verfügen. Nicht verändert werden dürfen die Bezeichner in den id und class-Angaben, ansonsten wird das Dokument nicht korrekt erstellt.

Bei einem Software-Update werden eigenen Änderungen immer rückgängig gemacht.

Verwenden Sie "Eigene Stylesheets, um die HTML-Dokumentenvorlage umzuformatieren", um eigenen Stylesheets für das Dokument zu definieren und damit die Vorgaben zu überschreiben. Es sind Kenntnisse in HTML und CSS Voraussetzung. z.B.

Ändern der Schriftart für das komplette Dokument von Calibri auf Comic Sans MS

      *{
       font-family: 'Comic Sans MS';
       }
       
      .positionsheader{
        font-size: 0.8em;
      }
       
  

Die Schriftart Comic Sans MS ist sehr breit, damit werden alle Angaben im Dokument später sehr viel breiter dargestellt, aus dem Grund werden die Angaben im Tabellenkopf mit den Positionen über die CSS-Klasse .positionsheader mit 0.8em etwas verkleinert.

Zurücksetzen der HTML-Dokumentenvorlage

Zum Zurücksetzen der HTML-Dokumentenvorlage auf das Original, löschen Sie alles aus dem Feld und speichern Sie die Angaben.

Ein Firmenlogo im JEPG, PNG oder GIF-Format kann optional angegeben werden. Das Firmenlogo erscheint oben rechts im Kopf der Rechnung und ebenfalls in SuperInvoice unter Übersicht oben links. 

Verwenden Sie keine übergroßen Dateien, sondern nur die vorgegebenen maximal Pixel-Größe, auch wenn SuperInvoice das Bild kleiner darstellt. Mit dem Dokument versendet wird immer Ihre originale Datei, ist diese mehrere Megabyte groß, dann wird das resultierende Dokument mehrere Megabyte groß sein. Verwenden Sie ein Grafikprogramm, Z.B. Paint.NET, um Ihr eigenes Bild auf die gewünschte Größe kleiner zu rechnen.

Weitere Optionen

Die weiteren Optionen beeinflussen das Erscheinungsbild des Dokuments, diese können Sie beliebig aktivieren und deaktivieren.  Der QR-Code wird nur auf Rechnungen dargestellt, nicht auf Angeboten oder Gutschriften, der QR-Code ermöglicht das Scannen mit einer Banking App und direkten Ausführen der Bank-Überweisung.

Vorgabetexte für Einführungstext vor Positionsdaten

Es kann ein Vorgabetext für Rechnungen, Gutschriften und Angebote vordefiniert werden. Dieser Text wird bei neuen Dokumenten übernommen, dieser kann danach beliebig angepasst werden. Im Vorgabetext sind HTML-Formatierungen erlaubt, z.B. <b>text</b>, würde den Text im Dokument fett gedruckt darstellen. Es ist nicht erlaubt JavaScript oder aktive Inhalte, z.B. Videos, zu verwenden.

SelfHTML Wiki - Textauszeichnungen

Vorgabetexte für Auftragsbestätigungen

Für Auftragsbestätigungen können Texte mit Platzhaltern vordefiniert werden, die ebenfalls HTML-Formatierungen enthalten können, z.B. <i>text</i>, stellt den Text kursiv dar. Bei Erstellung der Auftragsbestätigung können Sie durch Anklicken des Stift-Symbol den Text direkt anpassen.

SelfHTML Wiki - Textauszeichnungen

E-Mail-Versand

Geben Sie Ihre die Absender-E-Mail-Adresse ein, die sichtbaren Cc-Empfänger und unsichtbaren BCc-Empfänger sind optional.
Als Versandvariante können Sie Ihr lokal installiertes Microsoft Outlook (2000 oder neuer) verwenden. Es ist nicht möglich das neue "Outlook New" von Microsoft zu verwenden, es muss in dem Fall der SMTP-Versand verwendet werden. So sieht Outlook New aus und so das alte Microsoft Outlook für Windows-Rechner.

Für den Versand per SMTP-Server geben Sie den SMTP-Servernamen, und Benutzername/Passwort für ein Konto bei Ihrem Internetprovider/Webspace-Provider ein.
Nur bei Verwendung von Microsoft 365 (früher Office 365) geben Sie das Passwort nicht ein, sondern wählen Sie anstatt Authentication Basic/Standard Microsoft Azure AD* zur Nutzung der OAuth2-Authentisierung, nur diese wird von Microsoft unterstützt. Die gleichen Daten (Token) zur OAuth2-Authentisierung werden ebenfalls von Windows Desktop-Programmen  BirthdayMailer,  FollowUpMailer,  SuperMailer, MailboxFetcher und  SuperSpamKiller Pro mit verwendet, so dass eine neue OAuth2-Authentisierung in diesen Programmen nicht notwendig ist.

E-Mail eine digitale Signatur (S/MIME) hinzufügen, Zertifikat für die Absender-E-Mail-Adresse muss sich im Windows-Zertifikatsspeicher befinden. Aktivieren Sie diese Einstellung nur, wenn Sie über ein S/MIME-Zertifikat für die Absender-E-Mail-Adresse im Windows-Zertifikatsspeicher verfügen. Ein S/MIME-Zertifikat können Sie im Internet bei verschiedenen Anbietern kostenpflichtig erwerben.

Signatur/Fußzeile für E-Mails
Optional können Sie eine Signatur/Fußzeile für die zu versendenden E-Mails mit Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften angeben, diese wird automatisch ins E-Mail-Feld hinzugefügt. 

Wählen Sie einen Kunden und klicken Sie über der Liste auf "Ändern", alternativ Doppelklick auf den Listeneintrag mit Kunden, um einen bestehenden Kunden zu ändern.

Klicken Sie auf neu über der Liste mit Kunden, um einen Kunden neu anzulegen.

Zum Löschen eines Kunden, für den bisher kein Dokument (Rechnung, Gutschrift, Angebot) erstellt wurde, wählen Sie Kunden in der Liste und klicken Sie auf "Löschen". Kunden mit bestehenden Dokumenten können nicht gelöscht werden.

Kunden neu anlegen/ändern

Alle Angaben, die fett markiert sind, sind immer Pflichtangaben, diese müssen ausgefüllt werden, sonst ist eine Speicherung nicht möglich. Weitere Angaben, z.B. Postanschrift, sind für ordnungsgemäße Rechnungen/Gutschriften notwendig.

Zur Erstellung von Rechnungen im XRechnung-Format ist die Angabe im Feld "Leitweg-Id oder Käuferreferenz (BT-10)" unbedingt erforderlich, ansonsten bietet SuperInvoice die Erstellung von Rechnungen im XRechnung-Format nicht an. Die Leitweg-Id erhalten Sie von der Bundesbehörde, die die Bestellung bei Ihnen auslöst.

Die Angabe des Geburtsdatums ist optional, damit können Sie dem Kunden am Geburtstag eine E-Mail senden, z.B. mit dem Geburtstagsmailer BirthdayMailer.

Für den Versand von Newslettern an den Kunden, können Sie das Häkchen bei "Newsletter-Versand zugestimmt" setzen. Beachten Sie unbedingt, dass normalerweise eine Bestätigung des Newsletter-Empfangs durch den Kunden erforderlich ist.
Newsletter erstellen & versenden mit SuperMailer      Newsletter erstellen & versenden mit SuperWebMailer

Auf dem Reiter Statistik werden nur Daten dargestellt, wenn Sie für den Kunden Rechnungen erstellt haben.

Kunden importieren

Klicken Sie über der Liste mit den Kunden auf "Import".  Es wird nur der Import aus CSV-Dateien (Text mit Trennzeichen) unterstützt.
Wählen Sie die Datei und Separator/Trennzeichen. Zur Vermeidung von Duplikaten können Sie Kunden mit gleichen Kundennamen vom Import ausschließen.

Klicken Sie auf "Daten laden", es werden danach die ersten 2 Zeilen der Import-Datei dargestellt. Sie können prüfen, ob das Trennzeichen und Zeichenkodierung korrekt gewählt wurde. Ist das Trennzeichen nicht korrekt, ändern Sie es und klicken Sie erneut auf "Datei laden".

Ordnen Sie jetzt die Inhalte der Import-Datei den SuperInvoice-Feldern zu.

Kunden exportieren

Klicken Sie über der Liste mit den Kunden auf "Export", wählen Sie den Ordner und geben Sie den Dateinamen ein. Die Daten werden in die Datei exportiert. Der Export erfolgt immer im UTF-8-Format.

Hinweis: Alle Angaben, die fett markiert sind, müssen ausgefüllt werden.

Neuer Artikel oder bestehenden Artikel ändern

Klicken Sie auf "Neu", um einen Artikel hinzuzufügen. Wählen Sie einen Artikel und klicken Sie auf "Ändern", um einen bestehenden Artikel zu ändern.
Geben Sie den Artikelnamen ein, dies kann natürlich auch eine Dienstleistung sehen. Die Artikelnummer wird automatisch vergeben, Sie können diese überschreiben.

Auf dem Reiter Preis wählen Sie die Mengeneinheit, geben Sie den Nettopreis (Preis ohne Umsatzsteuer) ein und wählen Sie den Steuersatz, z.B. 7% für Lebensmittel.
Der Nettopreis kann mit bis zu 4 Nachkommastellen angegeben werden, mehr Kommastellen werden als Fehler abgewiesen.

Hinweis: Durch Ändern des Preises für einen Artikel werden die Preise in bestehenden Angeboten, Rechnungen oder Gutschriften nicht automatisch angepasst.

Zum Hinzufügen von Staffelpreisen, klicken Sie auf "Hinzufügen", geben Sie die Menge an, ab der dieser Preis gelten soll, und den Netto-Preis. Sobald Sie in einem Angebot, Rechnung oder Gutschrift die jeweilige Menge (oder größer) des Artikels eingeben, wird der Preis auf den Staffelpreis aktualisiert und ein Hinweis ausgegeben.

Rechenhilfe Schaltfläche "Brutto->Netto", geben Sie den Brutto-Betrag (inkl. Umsatzsteuer) an, SuperInvoice berechnet anhand des gewählten Steuersatzes den Nettopreis und fügt diese als Nettopreis in das Feld Artikeleinzelpreis oder Artikeleinzelpreis beim Bearbeiten eines Staffelpreises ein. 

Löschen eines Artikels

Markieren Sie den Artikel und klicken Sie auf "Löschen", um diesen dauerhaft zu lassen.
Wurde der Artikel in einer Rechnung, Gutschrift oder Angebot bereits verwendet, wird dieser nicht aus dem Dokument gelöscht, auch der Nettopreis und Steuersatz bleiben unverändert im Dokument dauerhaft gespeichert.

Artikel importieren

Klicken Sie über der Liste mit den Artikeln auf "Import".  Es wird nur der Import aus CSV-Dateien (Text mit Trennzeichen) unterstützt.
Wählen Sie die Datei und Separator/Trennzeichen. Zur Vermeidung von Duplikaten können Sie Artikel mit gleicher Artikelbezeichnung vom Import ausschließen.

Klicken Sie auf "Daten laden", es werden danach die ersten 2 Zeilen der Import-Datei dargestellt. Sie können prüfen, ob das Trennzeichen und Zeichenkodierung korrekt gewählt wurde. Ist das Trennzeichen nicht korrekt, ändern Sie es und klicken Sie erneut auf "Datei laden".

Ordnen Sie jetzt die Inhalte der Import-Datei den SuperInvoice-Feldern zu und lassen Sie die Artikel importieren.

Artikel exportieren

Klicken Sie über der Liste mit den Artikeln auf "Export", wählen Sie den Ordner und geben Sie den Dateinamen ein. Die Daten werden in die Datei exportiert. Der Export erfolgt immer im UTF-8-Format.

Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus.

Nur für Rechnungen, wählen Sie die Art der Rechnung:

Sollten Sie ein Angebot erstellen, dann können Sie dieses, bei Annahme des Angebots, später in eine Rechnung direkt umwandeln lassen. Es ist ebenfalls möglich eine Auftragsbestätigung zu erstellen, wählen Sie in der Liste das Angebot und klicken Sie über der Liste auf "Dokumente" - "Auftragsbestätigung erstellen".  Auftragsbestätigungen sind nur für Angebote möglich, nicht für Rechnungen oder Gutschriften.

Mit "Zuvor gespeicherte Vorlage verwenden" können Sie später gespeicherte Positionsdaten direkt in das jeweilige Dokument laden lassen. Bei immer wiederkehrenden gleichen Positionen, z.B. bei Wartungsverträgen, können Sie sich damit viel Arbeit bei der Neuanlage ersparen. Beachten Sie bei Verwendung einer Vorlage veränderte Preisangaben, diese werden nicht automatisch aus geänderten Artikeldaten übernommen.

Wählen Sie das Ausstellungsdatum, Standard ist immer das aktuelle, heutige, Datum.

Die Währung ist eine Pflichtangabe für alle Dokumente, diese muss korrekt gewählt werden, Standard ist immer Euro.

Wählen Sie jetzt den Kunden, geben Sie dazu die ersten 2 Zeichen oder mehr des Kundennamens ein. Existiert der Kunde noch nicht, dann klicken Sie neben der Auswahlliste auf "Neuer Kunde", um einen neuen Kunden zuerst anzulegen. Der neue Kunde wird direkt übernommen, Sie müssen diesen nicht erneut suchen.

Kunden im Rechnungsprogramm erstellen oder importieren

Klicken Sie auf "Übernehmen", um das Dokument als Entwurf anlegen zu lassen.

Sie können jetzt die Rechnung, Gutschrift oder Angebot vervollständigen.

Was sind BT-Felder?

BT-Felder, kurz für "Business Terms" (Geschäftsdatenelemente), sind standardisierte Datenfelder in elektronischen Rechnungen gemäß dem europäischen Standard EN 16931. Die Felder sind durchnummeriert, so dass eine eindeutige Zuordnung der Daten möglich wird.

Pflichtfelder

Prüfen Sie...

• das Lieferdatum oder Lieferzeitraum (BT72, 73, 74) dies ist eine Pflichtangabe in Deutschland.
• die Daten zum Kunden, die Steuernummer/Umsatzsteuer-Id muss angegeben werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten. Sind die Kundendaten unvollständig, ändern Sie den Kunden, klicken Sie danach auf die "Neu laden/Aktualisieren"-Schaltfläche neben dem Kundennamen.
• mindestens eine Position für das Angebot, Rechnung oder Gutschrift muss eingegeben werden.

Optionale Felder

Alle weitere Felder sind optional, prüfen Sie besonders das Fälligkeitsdatum und Zahlungsdaten BT-20, BT-81- auf Korrektheit.

Lieferanschrift

Füllen Sie die Angaben unter Lieferanschrift BT-70-71,75-80,165 nur aus, falls die Lieferanschrift vom Rechnungsempfänger abweicht.

Referenz vorausgegangenes Dokument BT-25, BT-26

Diese Angabe muss für das Stornieren einer Rechnung/Gutschrift ausgefüllt werden. Es muss die Rechnungsnummer und Datum der Rechnung angegeben werden. Stornieren Sie mit SuperInvoice eine Rechnung, dann werden diese Felder automatisch befüllt.

Zahlungsdaten BT-20, BT-81-

Prüfen Sie die Zahlungsdaten auf Korrektheit. Sollten Sie im Feld Zahlungsziel die Anzahl Tage ändern, dann wird automatisch die Angabe im Feld "Fälligkeitsdatum (BT-9)" auf das neue Datum angepasst. Die Angabe "Bemerkungen, Skonto, Boni... (BT-20)" kann mit beliebigen Texten gefüllt werden, manchmal gibt es jedoch Anweisungen, z.B. von Behörden, nur Texte mit einem bestimmten Syntax anzugeben, um z.B. Skonto zu gewähren.
Z.B. Skontoangabe, Quelle e-rechnung-bund.de 
Skontofrist: 10 Tage, Skontobetrag: 2 %, Basisbetrag: entspricht dem "fälligen Betrag" (BT-115); 
Skontofrist: 5 Tage, Skontobetrag: 4 %, Basisbetrag: entspricht dem "fälligen Betrag" (BT-115)

#SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#SKONTO#TAGE=5#PROZENT=4.00#

Einführungstext vor Positionsdaten (nur für PDF-/Papier-Dokument)

Dieser Text wird vor den Positionen des Dokuments in der HTML- und PDF-Variante dargestellt, der Text wird nicht in die E-Rechnung übernommen. Fassen Sie sich bei dem Text kurz, um mehrseitigen PDF-/Papier-Dokumente zu vermeiden. Unter "Meine Firma" - Dokumentenvorlage können Sie einen Vorgabetext definieren, z.B. "Sehr geehrter Kunde, dank für Ihre Bestellung, die wir gern hiermit in Rechnung stellen".

Positionsdaten hinzufügen

Klicken Sie in das Auswahlfeld Bezeichnung*, geben Sie mindestens 2 Zeichen der Artikelbezeichnung ein und klicken Sie es danach mit der Maus in der Liste der gefundenen Artikel direkt an. Es werden die gespeicherten Artikeldaten (Nettoeinzelpreis und Steuersatz) übernommen. Die Angaben zu Menge und Preis sind manuell anpassbar.

Zur Anlage eines neuen Artikels, geben Sie den Artikelnamen oder Teil des Artikelnamens ein und klicken Sie diesen mit der Maus an. Es wird automatisch das Fenster "Neuer Artikel" angezeigt, Sie können den Artikel neu anlegen und mit "Speichern" direkt in die Position übernehmen.
Möchten Sie den Artikel nicht neu anlegen, dann schließen Sie das Fenster "Neuer Artikel" und geben Sie manuell Menge und Einzelpreis ein, wählen Sie danach den korrekten Steuersatz.

Kennen Sie die Artikelnummer des Artikels, dann können Sie direkt die Artikelnummer eingeben und das Feld mit Betätigen der ENTER-/RETURN-Taste verlassen oder ein anderes Feld mit der Maus wählen, es werden die gespeicherten Artikeldaten übernommen.

Sollte für den Artikel Staffelpreise in den Artikeldaten definiert sein, dann wird beim Verlassen des Felds Menge automatisch, der zur Menge passende, Netto-Einzelbetrag aus den definierten Staffelpreisen übernommen und eine Info-Meldung angezeigt.

Zum Hinzufügen einer weiteren Position klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Position". 

Klicken Sie in der Spalte "Gesamt netto" auf das Papierkorb-Symbol, um eine Position endgültig zu löschen.

Zur Änderung der Reihenfolge der Positionen klicken Sie in der Spalte "Gesamt netto" auf die Verschieben-Schaltfläche, halten Sie die Maus betätigt und verschieben Sie die Position.

In der Spalte Position, neben der Positionsnummer, finden Sie die Schaltfläche für optionale weitere Angaben. Es kann eine nähere Artikelbezeichnung eingegeben, ein Lieferzeitraum oder ein Nachlass/Zuschlag auf die Position angegeben werden. Für den Nachlass/Zuschlag müssen die fett markierten Felder unbedingt ausgefüllt werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten.

Nachlass (BT-92-98) / Zuschlag (BT-99-105) auf die komplette Rechnung

Mit diesen optionalen Einstellungen können Sie eine Nachlass oder Zuschlag auf die gesamte Rechnung gewähren, die fett markierten Felder müssen dabei ausgefüllt werden, um eine valide E-Rechnung zu erhalten.

URLs externe Dokumente BT-122 - BT-124

Externe Dokumente, die mit der Rechnung oder Gutschrift zusammenhängen, können hier als URL (https://...) angegeben werden.

Eingebettete Dokumente BT-122 - BT-124

Externe Dokumente PDF-Dateien, Word-Dateien, JPEG-Dateien..., die mit dem Dokument in Beziehung stehen, können hier direkt angegeben werden. Diese Dokumente werden mit der Rechnung/Gutschrift in den XML-Daten übermittelt. Achten Sie unbedingt auf die Dateigrößen, mehr als 10-15 MByte sollten es nicht sein. Beim Versand per E-Mail können solche großen Anhänge Probleme machen. Es ist empfehlenswert auf solche Dokumente zu verzichten.

Dokumente zum Geschäftsvorfall, nicht für den Kunden sichtbar

Hier können Dokumente gespeichert werden, die mit diesem Geschäftsvorfall in Verbindung stehen, z.B. Bestellung des Kunden, Auftragsbestätigung. Die Dokumente speichert SuperInvoice direkt in seiner Datenbank, Sie müssen keine eigenen Kopien aufbewahren.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) oder neuer GoBD für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" gibt vor, dass Sie alle Dokumente, die mit dem Geschäftsvorfall in Verbindung stehen, vollständig und übersichtlich aufbewahren müssen.

Sollten Sie mit SuperInvoice eine Auftragsbestätigung für ein Angebot erstellen, dann speichert SuperInvoice automatisch die Auftragsbestätigung im Angebot. Wandeln Sie danach das Angebot in eine Rechnung um, dann wird damit das Angebot und Auftragsbestätigung automatisch in die Rechnung übernommen. Sie müssen damit nicht mehr manuell Angebot und Auftragsbestätigung in die Rechnung als Dokument hinzufügen.

Rechnung/Gutschrift als offen buchen

Sobald Ihre Rechnung/Gutschrift fertiggestellt ist, klicken Sie auf 'Als "offen"' buchen', nur dann können Sie eine E-Rechnung/E-Gutschrift im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen.

Die Rechnung kann nicht mehr verändert/gelöscht werden. Eine Gutschrift können Sie stornieren bzw. auf Entwurf zurücksetzen, das sollten Sie aber nur tun, wenn Sie diese noch nicht an den Kunden übermittelt haben.

Zur Stornierung einer Rechnung, müssen Sie eine Gutschrift erstellen. In der Gutschrift Feld "Referenz vorausgegangenes Dokument BT-25, BT-26" muss die Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angegeben werden. Stornieren Sie mit SuperInvoice eine Rechnung, dann werden diese Werte automatisch übernommen.

Listung der Rechnungen, Gutschriften und Angebote, bezahlen und stornieren von Dokumenten

Wechseln Sie zwischen den Dokumenten, in dem Sie oben links über der Auflistung Gutschriften oder Angebote wählen.
Zum Wechsel des Datumsbereichs zur Anzeige der Dokumente wählen Sie ein anderes Start und End-Datum.
Zur Filterung der Anzeige, z.B. vom Typ offene Rechnungen, wählen Sie unter Status den gewünschten Status.

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Sie können in der Liste suchen lassen, es kann einfach mit einem Suchwort in den Inhalten der Liste gesucht werden, die Ergebnisse werden in der Liste direkt dargestellt. Zur Ausführung der Suche geben Sie das Suchwort ein und betätigen Sie Eingabetaste, die Suche wird durchgeführt und die Ergebnisse dargestellt. Um alle Listeneinträge wieder anzeigen zu lassen, leeren Sie das Feld Suche und betätigen Sie die Eingabetaste.

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🔥 Lassen Sie SuperInvoice niemals direkt Datenbanken auf Cloud-Laufwerken oder Wechseldatenträgern speichern, dies kann zu einem dauerhaften Datenverlust oder komplette Zerstörung der Datenbank führen.

Dateiname und Ordner der Datenbank

In SuperInvoice unter Übersicht finden Sie den Hinweis zur Datensicherung, Sie finden damit leicht das Laufwerk, Ordner und Speicherort.

Beenden Sie SuperInvoice und sichern Sie die Datei auf externen Datenträger, USB-Stick, portable Festplatte oder Cloudlaufwerk.

Wiederherstellung der Daten

Kopieren Sie die zuvor gesicherte Datenbank zurück an den alten Speicherort.

Alternativ, können Sie die Datei auch in einen anderen Ordner auf der Festplatte (nicht Cloudlaufwerk/Netzlaufwerk/Wechseldatenträger) kopieren und in SuperInvoice über das SuperInvoice-Symbol  - Datenbank öffnen wieder öffnen.

• Wählen Sie links im Hauptfenster "Liste". 
• Wählen Sie rechts oben in der Auswahlliste "Angebot", Standardauswahl ist immer Rechnung.
• Klicken Sie über der Liste auf "Neu", geben Sie mindestens 2 Zeichen zum Suchen des Kunden ein oder klicken Sie "Neuer Kunde", um einen neuen Kunden anzulegen
• Fügen Sie die Positionen hinzu und speichern Sie danach das Angebot.
• Wählen Sie das neue Angebot,
  • klicken Sie über der Liste mit den Angeboten auf "Dokument" und als PDF-Datei speichern, um das Angebot als PDF-Datei zu speichern, alternativ
  • klicken Sie auf "E-Mail", um das Angebot direkt per E-Mail zu versenden.

Eine Rechnung erstellen?

• Wählen Sie links im Hauptfenster "Liste".
• Klicken Sie über der Liste auf "Neu", geben Sie mindestens 2 Zeichen zum Suchen des Kunden ein oder klicken Sie "Neuer Kunde", um einen neuen Kunden anzulegen
• Fügen Sie die Positionen hinzu, geben Sie das Lieferdatum oder einen Lieferzeitraum ein.
• Prüfen Sie nochmals alle Angaben zu den Rechnungspositionen und klicken Sie auf 'Als "offen" buchen'.
• Wählen Sie die neue Rechnung,
  • klicken Sie über der Liste mit den Rechnungen auf "Dokument", es stehen jetzt verschiedene Möglichkeiten für die gebuchte Rechnung zur Verfügung, alternaiv
  • klicken Sie auf "E-Mail", um die Rechnung direkt per E-Mail zu versenden.

Eine Gutschrift erstellen?

• Wählen Sie links im Hauptfenster "Liste".
• Wählen Sie rechts oben in der Auswahlliste "Gutschriften", Standardauswahl ist immer Rechnung.
• Klicken Sie über der Liste auf "Neu", geben Sie mindestens 2 Zeichen zum Suchen des Kunden ein oder klicken Sie "Neuer Kunde", um einen neuen Kunden anzulegen
• Fügen Sie die Positionen hinzu, geben Sie das Lieferdatum oder einen Lieferzeitraum ein.
• Prüfen Sie nochmals alle Angaben zu den Positionen und klicken Sie auf 'Als "offen" buchen'.
• Wählen Sie die neue Gutschrift,
  • klicken Sie über der Liste mit den Gutschriften auf "Dokument", es stehen jetzt verschiedene Möglichkeiten für die gebuchte Gutschrift zur Verfügung, alternaiv
  • klicken Sie auf "E-Mail", um die Gutschrift direkt per E-Mail zu versenden.

Eine Auftragsbestätigung erstellen?

Auftragsbestätigungen können nur erstellt werden, wenn vorher ein Angebot erstellt wurde. Für ein zuvor erstelltes Angebot

• klicken Sie über der Liste mit den Angeboten auf "Dokument" und wählen Sie "Auftragsbestätigung erstellen".
• ändern Sie, falls notwendig, mit einem Klick auf das Stift-Symbol den Einleitungstext und Text nach den Positionen.
• klicken Sie auf "Speichern", um dauerhaft die Auftragsbestätigung im Angebot zu speichern, klicke Sie auf "E-Mail", um die Auftragsbestätigung sofort per E-Mail zu versenden oder auf "Drucken", um diese auf Papier oder PDF auszudrucken.

Einen Lieferschein erstellen?

Für eine zuvor erstellte und als offen gebuchte Rechnung kann ein Lieferschein erstellt werden.

• Wählen Sie links im Hauptfenster "Liste".
• Wählen Sie die Rechnung, für die ein Lieferschein erstellt werden soll.
• Klicken Sie auf "Dokument", wählen Sie Lieferschein als HTML-Dokument, für einen direkten Ausdruck oder das Speichern des Lieferscheins als PDF-Datei.

Eine Gesamtrechnung (kummulierte Rechnung/Endrechnung) aus Teilrechnungen/Abschlagsrechnungen erstellen?

Sie müssen selbst eine neue Rechnung/Handelsrechnung erstellen und einzeln die Teilrechnungen mit negativen Nettobetrag und Menge 1 hinzufügen.

Hinweise:

• Der Betrag brutto (BT-112) darf niemals negativ sein, dies ist für E-Rechnungen nicht erlaubt, Sie müssen eine Gutschrift erstellen.
• Hinweise zum Hinzufügen von Artikeln, ohne diese als Artikel aufzunehmen

In einer Rechnungsposition einen Artikel angeben, der nicht in die Liste der Artikel aufgenommen werden soll?

Geben Sie im Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Artikels sein, SuperInvoice wird das Neuanlegen des Artikels in einem neuen Fenster anbieten, klicken Sie im neuen Fenster auf "Abbrechen". Sie können jetzt selbst Menge, Mengeneinheit und Nettopreis eingeben.

E-Mails direkt an Kunden, Geburtstags-E-Mails oder Geburtstags-SMS oder Newsletter und Serienmails versenden?

Mit SuperInvoice können nur E-Mails mit Rechnungen, Angeboten und Gutschriften mit Anhang im PDF-Format oder E-Rechnungen mit XML-Datei im Anhang versendet werden.

Verwenden Sie

Newsletter Software SuperMailer oder PHP Newsletter Software SuperWebMailer zur Erstellung von Serienmails und Newslettern

BirthdayMailer für den Versand von Geburtstags-E-Mails und SMS zum Geburtstag des Kunden

SMSout für den Versand von Einzel-SMS, Serien-SMS und Massen-SMS

LANMailServer, E-Mail-Server für lokale eigene Netze und Möglichkeit zu Realisation eines E-Rechnungs-Postfachs für den Empfang von E-Rechnungen